Wie sind Kostenersatz und Spesenersatz zu versteueren?

Dezember 2016

Die steuerliche Behandlung des Kostenersatzes hängt von der Art des Kostenersatzes ab. Es wird unterschieden zwischen:



Auslagenersatz (Spesenersatz)


Nach § 3 Nr. 50 EStG sind die Beträge steuerfrei, durch die Auslagen des Arbeitnehmers für den Arbeitgeber ersetzt werden (Auslagenersatz).

Der Arbeitnehmer macht die Ausgaben somit für Rechnung des Arbeitgebers.

Sie haben keinen Entlohnungscharakter und führen nicht zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers.

Über die Ausgaben muss der Arbeitnehmer im einzelnen über Belege gegenüber seinem Arbeitgeber abrechnen.


Beispiel

  • Ersatz von Bewirtungsaufwendungen, wenn der Arbeitnehmer aus seiner privaten Tasche ein geschäftliches Essen mit externen Geschäftspartnern bezahlt hat,
  • Ersatz für Kundengeschenke, die der Arbeitnehmer verauslagt hat.


Ersatz von Werbungskosten


Nicht nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei ist dagegen der Ersatz von Werbungskosten.

In diesem Fall sind die Ausgaben durch das Dienstverhältnis des Arbeitnehmers veranlasst.

Dieser Kostenersatz ist als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erfassen.

Der Arbeitnehmer kann die Kosten jedoch als Werbungskosten geltend machen, das heißt von seinen Einkünften abziehen.


Beispiel

  • Fort- und Weiterbildungsleistung eines fremden Unternehmens auf Rechnung des Arbeitnehmers



Steuerfreier Werbungskostenersatz ist nur ausnahmsweise in den gesetzlich vorgesehenen Fällen (z. B. "Werkzeuggeld" nach § 3 Nr. 30 EStG) möglich.

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