Welche Reisekosten kann ein Arbeitnehmer steuerlich absetzen?
Wer beruflich viel unterwegs ist, kann Spesen für Fahrten, Essen und Unterkunft steuerlich geltend machen.
Was versteht man unter Reisekosten?
Als Reisekosten gelten Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (R 9.4 LStR 2015).
Sie sind bei der Ermittlung der Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit als Werbungskosten von den Einkünften steuermindernd abzuziehen.
Reisekosten können dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). In diesem Fall sind sie allerdings in Höhe der steuerfreien Erstattung nicht mehr als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3c Abs. 1 EStG). Das heißt der Arbeitnehmer kann nicht doppelt profitieren: Er kann nicht Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt bekommen und denselben Betrag dann noch steuermindernd als Werbungskosten geltend machen.
Wie werden Fahrtkosten als Reisekosten ermittelt?
Fahrtkosten (R 9.5 LStR 2015) sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Verkehrsmittels entstehen. Bei der Benutzung eines Mietwagens oder öffentlichen Verkehrsmitteln sind die tatsächlich entstandenen Aufwendungen problemlos nachweisbar.
Verwendet der Arbeitnehmer dagegen sein eigenes Fahrzeug, ist die Ermittlung der Kosten schwieriger. Sie werden dann über eine Kilometerpauschale berechnet.
Kilometerpauschale
Seit dem 1. Januar 2014 gelten Fahrtkostenpauschalen nur noch für PKW und motorbetriebene Fahrzeuge. Pauschalen für Fahrten mit dem Fahrrad, die bis dahin mit 5 Cent pro gefahrenem Kilometer absetzbar waren, und die Mitfahrer-Pauschale, die bei PKWs 2 Cent pro Kilometer betrug, gibt es nicht mehr.
Für Fahrten mit dem PKW können 0,30 Euro pro Kilometer geltend gemacht werden, für Fahrten mit Motorrad, Motorroller, Moped oder Mofa 0,20 Euro pro Kilometer.
Der Arbeitnehmer kann durch einen gesonderten Nachweis auch einen individuellen Kilometersatz für sein konkretes Fahrzeug ermitteln. Das ist beispielsweise empfehlenswert, wenn er ein besonders großes und leistungsstarkes Auto fährt.
Wie werden Verpflegungsmehraufwendungen ermittelt?
Als Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR 2015) oder auch Reisespesen werden diejenigen zusätzlichen Kosten bezeichnet, die ein Arbeitnehmer zu tragen hat, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Im Gegensatz zu den Fahrtkosten kann bei den Verpflegungsmehraufwendungen nicht die Höhe der tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden. Stattdessen sind für die Mehraufwendungen für die Verpflegung des Steuerpflichtigen die Pauschbeträge gemäß § 9 Abs. 4a EStG anzusetzen:
Pro Tag ganztägiger Abwesenheit, also von vollen 24 Stunden, stehen dem Arbeitnehmer 24 Euro zu.
Für jeden Anreise- und Abreisetag sowie für Tage, an denen er zwischen 8 und 24 Stunden außer Haus war, gilt der halbe Satz von 12 Euro.
Diese Pauschalen gelten bei Auswärtstätigkeiten im Inland. Fürs Ausland gibt es eine Liste, in der alle Staaten mit dem jeweils für sie geltenden Pauschbetrag (sogenannte Auslandstagegelder) aufgeführt sind.
Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten sowohl im In- als auch im Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die überwiegende Zeit im Inland verbracht hat (R 9.6 Abs. 3 LStR 2015).
Dreimonatsfrist
Zu beachten im Zusammenhang mit den Verpflegungsmehraufwendungen ist die sogenannte Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Sätze 6 und 7 EStG). Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate.
Eine Unterbrechung dieser beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt nur dann zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich, es zählt seit 2014 nur noch die Unterbrechungsdauer.
Von einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte ist erst dann auszugehen, sobald der Arbeitnehmer an dieser mindestens an drei Tagen in der Woche tätig wird.
Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der Dreimonatsfrist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).
Bei einer anderen Tätigkeitsstelle beginnt die Dreimonatsfrist erneut.
Besonderheiten bei Erstattung durch den Arbeitgeber
Auch bezüglich der Erstattung durch Arbeitgeber ist bei den Verpflegungsmehraufwendungen eine Besonderheit zu beachten.
Die Erstattung ist bis zur Höhe des maßgebenden Pauschbetrages steuerfrei. Die Pauschbeträge bedeuten aber nicht, dass der Arbeitgeber genau diese Beträge oder mindestens diese Beträge dem Arbeitnehmer zahlen muss. Der Arbeitgeber kann auch weniger oder mehr als die Pauschbeträge zahlen.
Jedoch kann der Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 2 EStG über die Pauschbeträge hinausgehende Erstattungen pauschal mit 25 Prozent versteuern. Voraussetzung hierfür ist, dass die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als 100 Prozent überschritten werden.
Wie werden Übernachtungskosten ermittelt?
Bei den Übernachtungskosten (R 9.7 LStR 2015) sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. Dabei sind die Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich im Einzelnen durch Belege nachzuweisen.
Wenn durch den Zahlungsbeleg nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen wird oder wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber gestellt werden, ist der Gesamtbetrag wie folgt zu kürzen:
Für Frühstück im Inland um 4,80 Euro, das entspricht 20 Prozent des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 Euro.
Für Mittag- und Abendessen im Inland um jeweils 9,60 Euro, das entspricht 40 Prozent des Pauschbetrags.
Für Frühstück bzw. Mittag- und Abendessen im Ausland 20 Prozent bzw. 40 Prozent des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen.
Beispiel:
Der Arbeitnehmer erhält im Inland eine Hotelrechnung in Höhe von 126 Euro inklusive Frühstück. Zur Ermittlung des abzugsfähigen Betrages ist die Rechnung um 4,80 Euro (20% von 24 e) zu kürzen.Es wird wie folgt gerechnet:
Inländische Hotelrechnung: 126,00 Euro.
Abzug für Frühstück: 4,80 Euro.
Werbungskosten insgesamt: 121,20 Euro.
Der Arbeitgeber kann die inländischen Übernachtungskosten entweder bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder in Höhe eines Pauschbetrags von 20 Euro steuerfrei erstatten. Für Übernachtungen im Ausland sind Pauschbeträge (sogenannte Übernachtungsgelder) für den jeweiligen Staat vorgesehen (R 9.7 Abs. 3 LStR).
Wie werden Reisenebenkosten ermittelt?
Unter dem Begriff Reisenebenkosten (R 9.8. LStR) lassen sich unterschiedliche Positionen zusammenfassen, zum Beispiel Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbenutzung (Maut) und Parkgebühren. Die Reisenebenkosten sind im Einzelnen durch Belege nachzuweisen.
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