Reisekosten sind
- Fahrtkosten,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- Übernachtungskosten und
- Reisenebenkosten,
wenn diese durch eine so gut wie ausschließlich beruflich veranlaßte Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen (R 9.4 Abs. 1 LStR).
Sie sind bei der Ermittlung der
Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit als
Werbungskosten von den Einkünften steuermindernd abzuziehen.
Reisekosten können dem
Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG). In diesem Fall sind sie allerdings in Höhe der steuerfreien Erstattung nicht mehr als Werbungskosten abzugsfähig (§ 3c Abs. 1 EStG). Das heißt der Arbeitnehmer kann nicht doppelt profitieren: Er kann nicht die Reisekosten vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt verlangen und denselben Betrag dann noch steuermindernd als Werbungskosten geltend machen.
Im Zusammenhang mit den Reisekosten stellen sich also folgende Fragen:
Wie werden die Fahrtkosten als Reisekosten ermittelt?
Fahrtkosten (R 8.5 LStR) sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch die persönliche Benutzung eines Verkehrsmittels entstehen.
Bei der Benutzung eines Mietwagens oder öffentlichen Verkehrsmittels sind die tatsächlich entstandenen Aufwendungen problemlos nachweisbar.
Verwendet der Arbeitnehmer dagegen sein eigenes Fahrzeug, ist die Ermittlung der Kosten schon schwieriger. Es sind dann die folgenden Möglichkeiten vorgesehen, die Fahrtkosten zu ermitteln:
Ansatz pauschaler Kilometersätze
- PKW: 0,30 Euro je Fahrtkilometer (Erhöhung um 0,02 Euro für jede weitere Person)
- Motorrad/Motorroller: 0,13 Euro je Fahrtkilometer (Erhöhung um 0,01 Euro für jede weitere Person)
- Moped/Mofa: 0,08 Euro je Fahrtkilometer
- Fahrrad: 0,05 Euro je Fahrtkilometer
Der Arbeitnehmer kann, durch einen gesonderten Nachweis, auch einen individuellen Kilometersatz für sein konkretes Fahrzeug ermitteln. Dies könnte beispielsweise empfehlenswert sein, falls der Arbeitnehmer ein besonders großes und leistungsstarkes Auto fährt.
Wie werden die Verpflegungsmehraufwendungen als Reisekosten ermittelt?
Als Verpflegungsmehraufwendungen (R 9.6 LStR) oder auch Reisespesen werden diejenigen zusätzlichen Kosten bezeichnet, die ein Arbeitnehmer zu tragen hat, weil er sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann.
Im Gegensatz zu den Fahrtkosten kann bei den Verpflegungsmehraufwendungen nicht die Höhe der tatsächlichen Aufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden. Stattdessen sind die Mehraufwendungen für die
Verpflegung des Steuerpflichtigen mit den Pauschbeträgen gemäß § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG anzusetzen:
- 24 Stunden abwesend: Pauschbetrag von 24 Euro
- weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden abwesend: Pauschbetrag von 12 Euro
- weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden abwesend: Pauschbetrag von 6 Euro
Die oben genannten Pauschalen finden nur für Auswärtstätigkeiten im Inland Anwendung.
Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (sogenannte Auslandstagegelder).
Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten sowohl im In- als auch im Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn der Arbeitnehmer die überwiegende Zeit im Inland verbracht hat (R 9.6 Abs. 3 LStR).
Zu beachten im Zusammenhang mit den Verpflegungsmehraufwendungen ist die sogenannte Dreimonatsfrist. Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate.
Dabei führt eine Unterbrechung durch vorübergehende Rückkehr des Arbeitnehmers in den Betrieb von weniger als vier Wochen nicht zu einer Verlängerung der Dreimonatsfrist.
Bei einer anderen Tätigkeitsstelle beginnt die Dreimonatsfrist erneut (R 9.6 Abs. 4 LStR).
Auch bezüglich der Erstattung durch den Arbeitgeber ist bei den Verpflegungsmehraufwendungen eine Besonderheit zu beachten.
Die Erstattung ist bis zur Höhe des maßgebenden Pauschbetrages steuerfrei.
Die Pauschbeträge bedeuten aber nicht, daß der Arbeitgeber genau diese Beträge oder mindestens diese Beträge dem Arbeitnehmer zahlen muß. Der Arbeitgeber kann auch weniger oder mehr als die Pauschbeträge zahlen.
Jedoch: Über die Pauschbeträge hinausgehende Erstattungen kann der Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG pauschal mit 25% versteuern.
Voraussetzung hierfür ist, daß die steuerfreien Pauschalen um nicht mehr als 100% überschritten werden.
Wie werden die Übernachtungskosten ermittelt?
Als Übernachtungskosten (R 9.7 LStR) sind die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.
Dabei sind die Übernachtungskosten für den Werbungskostenabzug grundsätzlich im Einzelnen durch Belege nachzuweisen. Wenn durch den Zahlungsbeleg nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen wird, ist der Gesamtbetrag wie folgt zu kürzen:
- für Frühstück im Inland um 4,80 Euro (20% des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 e)
- für Mittag- und Abendessen im Inland um jeweils 9,60 Euro (40% des Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen in Höhe von 24 e)
- für Frühstück bzw. Mittag- und Abendessen im Ausland 20% bzw. 40% des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen
Beispiel
Der Arbeitnehmer erhält im Inland eine Hotelrechnung in Höhe von 126 Euro inklusive Frühstück. Zur Ermittlung des abzugsfähigen Betrages ist die Rechnung um 4,80 Euro (20% von 24 e) zu kürzen.
Es wird wie folgt gerechnet:
Inländische Hotelrechnung: 126,00 Euro
Abzug für Frühstück: 4,80 Euro
Werbungskostenabzug insgesamt = 121,20 Euro
Der Arbeitgeber kann die inländischen Übernachtungskosten entweder bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder in Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro steuerfrei erstatten. Für Übernachtungen im Ausland sind Pauschbeträge (sogenannte Übernachtungsgelder) für den jeweils betreffenden Staat vorgesehen (R 9.7 Abs. 3 LStR).
Wie werden die Reisenebenkosten ermittelt?
Unter dem Begriff Reisenebenkosten (R 9.8. LStR) lassen sich unterschiedliche Positionen zusammenfassen.
Beispiele
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
- Straßenbenutzung (Maut),
- Parkgebühren, etc.
Die Reisenebenkosten sind im Einzelnen durch Belege nachzuweisen.
