Was man zum Lohnkonto wissen muss
Seit dem 1. Januar 2018 ist der Arbeitgeber nicht nur verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto zu führen, er muss auch die im Lohnkonto enthaltenen Daten der Finanzverwaltung elektronisch bereitstellen. Hier finden Sie einen Überblick über den Inhalt und die Form des Lohnkontos.
Wie sieht ein Lohnkonto aus?
Der Inhalt eines Lohnkontos ist wie folgt geregelt: Für jeden Beschäftigten (auch für geringfügig Beschäftigte) muss der Arbeitgeber die Entgeltunterlagen getrennt nach Kalenderjahren führen. Im Lohnkonto sind die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale zu verzeichnen. Auch die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale aus der vom Finanzamt ausgestellten Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug sind zu übernehmen.
Bei jeder Lohnzahlung muss die Art und Höhe des gezahlten Lohns einschließlich der steuerfreien Bezüge im Lohnkonto festgehalten werden. Die einbehaltene oder übernommene Lohnsteuer ist ebenfalls einzutragen.
Form des Lohnkontos
Das Lohnkonto muss keiner besonderen Form entsprechen. Eine Excel-Tabelle mit fortlaufenden Aufzeichnungen, getrennt für jedes Kalenderjahr, kann genügen. Zu beachten sind allerdings die besonderen Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge (§ 5 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung) und die Vorgaben zu den sozialversicherungsrechtlichen Angaben (§ 8 der Beitragsverfahrensverordnung).
Ein Lohnkonto kann auch mit Hilfe eines Lohnprogramms erstellt werden (zum Beispiel SAP). Sie finden verschiedene Programme zum Download im Internet. Bei einem solchen Programm wird das Lohnkonto nach Anlage des Personalstammblatts automatisch erstellt und bei jeder Zahlung ergänzt.
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