Spesen und Fahrtkosten steuerfrei?

Question

Wenn mein Arbeitgeber mir, da ich im Außendienst tätig bin und alles täglich teurer wird, so dass sich Arbeiten bald aufgrund steigender Lebensmittelpreise und auch Sprit kaum noch lohnt, Spesen für Essen auszahlt (12 Euro pro Tag), ist das dann komplett steuerfrei möglich? Oder Fahrtkosten zur Arbeit und zurück: Kann er mir diese auch mit 30 Cent pro Kilometer steuerfrei ersetzen? Oder gibt es andere Wege? 
Denn eine Gehaltserhöhung müsste so hoch sein, wie es mein Arbeitgeber nicht verkraften könnte, damit bei mir am Ende einigermaßen was ankommt, womit die erhöhten Kosten abgedeckt werden können, da ich einen langen Fahrweg zur Arbeit habe und bei Gehaltserhöhungen ja auch die Abgaben draufkommen.

Vielen Dank

DasKeRin · Answer

Hallo,

wenn Sie tatsächlich Anspruch auf die Pauschalbeträge für die Berücksichtigung Ihrer Mehraufwendungen für Verpflegung haben - was Sie als Mitarbeiter im Außendienst haben dürften - kann Ihr Arbeitgeber Ihnen diese 14 EUR pro Tag steuer- und sozialversicherungsfrei ersetzen. Er kann auch Ihnen bis zu 28 EUR brutto für netto ersetzen. Die über die 14 EUR übersteigenden Beträge, muss der Arbeitgeber jedoch pauschal mit 25 % Lohnsteuer besteuern. Das kostet ihn quasi genau so viel, wie wenn er Ihnen das Geld ganz normal auszahlen würde, nur bei Ihnen kommt der Betrag ohne Abzüge an.

Ihre weiteren Reisekosten, wie z.B. Fahrtkosten während Ihrer Auswärtstätigkeit, kann Ihnen Ihr Arbeitgeber ebenfalls steuerfrei bis zu 0,30 EUR pro Kilometer erstatten, wenn Sie diese in Ihrer eigenen Steuererklärung berücksichtigen dürften - was der Fall seien sollte.

Wenn Sie als Außendienstmitarbeiter trotzdem zu einer festen Tätigkeitsstätte täglich reisen müssen, kann Ihr Arbeitgeber Ihnen diese Fahrten zur "Arbeit" auch erstatten. Diese müssen aber zusätzlich zu Ihrem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Der Arbeitgeber muss diese mit 15 % Lohnsteuer pauschal versteuern. SV-Beiträge werden nicht fällig. Hier sind bis zum 20. Entfernungskilometer zur Arbeit 0,30 EUR möglich und ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 EUR. Es zählt nur der Weg zur Arbeit.

Zusammengefasst:

1. 14 EUR Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen ohne Lohnsteuer und SV-Beiträge.

Vorteil: Bei Ihnen kommen 14 EUR brutto für netto an und es kostet Ihren Arbeitgeber auch nur 14 EUR.

Nachteil: Die Werbungskosten, die Sie hierfür in Ihrer Steuererklärung ansetzen, werden durch die Erstattung neutralisiert.

2. Bis zu weiteren 14 EUR Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen mit pauschaler Lohnsteuer, aber ohne SV-Beiträge

Vorteil: Bei Ihnen kommen 14 EUR brutto für netto an.

Nachteil: Ihr Arbeitgeber muss 25 % des Betrags pauschal versteuern (kostet ihn aber genau so viel wie eine Gehaltserhöhung um diesen Betrag).

3. Erstattung der Kilometer bei Fahrten im Außendienst ohne LSt und SV-Beiträge

Vorteil: Bei Ihnen kommen 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer brutto für netto an und für Ihren Arbeitgeber entstehen keine weiteren Kosten wie z.B. SV-Beiträge.

Nachteil: Die Werbungskosten, die Sie hierfür in Ihrer Steuererklärung ansetzen, werden durch die Erstattung neutralisiert.

4. Fahrtkostenzuschuss mit pauschalierter Lohnsteuer, aber ohne SV-Beiträge

Vorteil: Bei Ihnen kommen 0,30 EUR bzw. 0,38 EUR pro gefahrenen Kilometer zur Arbeit brutto für netto an.

Nachteil: Die Werbungskosten, die Sie hierfür in Ihrer Steuererklärung ansetzen, werden durch die Erstattung neutralisiert. Ihr Arbeitgeber muss diesen Zuschuss mit 15 % Lohnsteuer pauschal versteuern (das ist jedoch günstiger als eine einfache Gehaltserhöhung).

Rechtsnormen: § 3 Nr. 16 EStG; R 9.6 LStR; § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG; § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG; § 9 Abs. 4a EStG; § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG; § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG